Inoltre la richiesta sempre più presente da parte dei rivenditori, garden center e floricolture in testa, di acquistare il prodotto già etichettato ha spinto i produttori del verde a dotarsi di sistemi di etichettatura completamente integrati nel software gestionale. Individuiamo tre elementi fondamentali che hanno concorso, e concorrono tuttora, ad indirizzare la scelta verso un sistema informatico:
- gestire il “magazzino” della produzione
- ottenere il passaporto dei vegetali
- automatizzare il processo di vendita
- gestire la mobilità in azienda
Innanzitutto bisogna sistemare e ottimizzare i processi che regolano la tenuta del magazzino. La produzione, sia da talea che da seme, si compone di fasi in successione che comportano dei costi per l’azienda. Potare, legare, rinvasare, ecc. sono tutte azioni indispensabili e costose che devono essere eseguite per procedere passo dopo passo alla realizzazione del prodotto finito e vendibile. Un software gestionale specifico deve tenere in considerazione le varie fasi della produzione, sommando giorno dopo giorno i costi che concorreranno a stabilire un costo globale sulla base del quale definire il prezzo di vendita finale. Questo procedimento è possibile per mezzo di un software in grado di trattare i prodotti sulla base di lotti o partite di produzione che, pur avendo un codice articolo uguale, fanno riferimento a differenti “storie” di produzione. La procedura installata sui terminali del vivaio risponde anche ad un’altra esigenza fondamentale: la tenuta del passaporto dei vegetali. Infatti l’art 2, paragrafo 2, della direttiva 92/90/ CEE, e successive modificazioni, prevede che determinati generi florovivaistici debbano essere tracciati dal momento in cui si comincia la produzione in modo tale da poterne sempre rintracciare la provenienza anche in tempi successivi alla vendita. Pertanto la movimentazione di magazzino deve essere in grado, tramite il software, di registrare i prodotti, oggetto della normativa in questione, in un apposito registro, stampabile in qualsiasi momento. Un altro obiettivo fondamentale del software gestionale è l’automazione del processo di vendita, ovvero dotare l’operatore di funzionalità preposte alla vendita in grado di generare un documento fiscale per il compratore. Il sistema informatico deve prevedere una o più postazioni per la gestione delle vendite e delle relative fatture. Questa funzione, richiamando dal magazzino i prodotti oggetto della vendita, crea automaticamente un documento che, nel caso dei prodotti soggetti a passaporto, genera anche un passaporto cumulativo, obbligatorio a corredo della fattura. In ultima analisi un software gestionale specifico per il vivaio soddisfa un’esigenza diventata ormai vitale per gli operatori del settore florovivaistico: la mobilità. Poter servire il cliente fianco a fianco in spazi spesso molto ampi è una delle priorità strategiche nella vendita dei prodotti in un vivaio. Pertanto si è sviluppata la richiesta di dispositivi informatici mobili che potessero comunicare con il software gestionale aziendale. La vendita con il terminale palmare soddisfa proprio quest’esigenza divenendo uno strumento essenziale che sa coniugare sia l’esigenza di seguire il cliente nella fase dell’acquisto, guidandolo all’interno del vivaio, sia la pronta emissione del documento di vendita una volta terminato “il giro” del cliente. Anche l’evoluzione dei dispositivi mobili come gli smartphone e i tablet ha inciso notevolmente sulle aspettative della realtà florovivaistica che sempre più spesso chiede di integrare in un unico dispositivo funzioni che in passato potevano essere gestite solo attraverso un terminale fisso installato in ufficio. Si va sempre più profilando un’integrazione di differenti funzioni in un unico dispositivo, ad esempio un tablet, che permetta al vivaista di collegarsi con la propria rete aziendale e verificare le giacenze, nel caso in cui stia facendo un ordine ad esempio in una fiera, o l’andamento delle vendite, nel caso di assenze prolungate dall’azienda.